Effektive møder: Fra spildtid til samhørighed – Sådan faciliterer du møder, der skaber resultater

Ingen elsker møder …

Møder har et dårligt ry. Bed en hvilken som helst medarbejder, hvor som helst i verden om at nævne de tre mest tidsrøvende aktiviteter. De vil uden tvivl nævne møder som en af de tre.

Ledelsesstudier flyder over med statistikker over, hvor ineffektive og dyre møder er. Man kan få den idé, at møder helt skal undgås. Men møder spiller en vigtig retoriske rolle i jeres organisation.

“Det her kunne have været en e-mail”

“Det kunne have været en e-mail”, sådan lyder det ofte med sarkastisk mine, når møder føles overflødige. Men det fysiske møde spiller en vigtig retorisk rolle, som en e-mail ikke kan løfte.

Møder handler nemlig ikke kun om at koordinere opgaver. Den amerikanske retorikforsker Kenneth Burke brugte begrebet identifikation til at beskrive, hvordan vi kun bliver overbevist, når vi kan spejle os selv i budskabet.

På et møde får deltagerne mulighed for at bidrage aktivt. Når man selv har sat ord på noget, er det lettere at føle ejerskab over beslutningen. Det giver større forankring af jeres beslutninger. Det er netop den type fælles forståelse, et møde kan skabe, men e-mails sjældent kan.

Mødekulturens historie – Fra envejskommunikation til snakkeklub

Mødekulturen har forandret sig markant gennem de seneste årtier. I 1950’erne var mødet autoritativt. Chefen talte – medarbejderne lyttede. Det handlede ikke om dialog, men om at modtage ordrer og afrapportere. Effektivt, javist – men også topstyret og ensidigt.

I 1970’erne skiftede pendulet den anden vej. Det demokratiske møde blev idealet. Alle skulle høres, og beslutninger skulle helst være fælles. Der opstod en ny respekt for samtale og medarbejderinddragelse – men også risikoen for, at møderne trak i langdrag.

Og i dag? I dag kæmper mange med at finde balancen mellem 50’ernes topstyring og 70’ernes evighedsmøder. Her er nogle af de mest almindelige problemer, som opstår i møder.

Almindelige problemer i møder

• Den vildfarne diskussion
• Enighedstyranni
• Pokerspilsmødet
• Maratonmødet
• Flakkemødet

1. Den vildfarne diskussion: ”Jeg har bare lige en tanke … ”

Du kender det sikkert: En deltager siger noget vigtigt – men som slet ikke har med dagsordenen at gøre. Og før du ved af det, er Pandoras æske åben. Ud vælter engagerede indspark, frustrationer og sidebemærkninger, der sender mødet på afveje.

Det kan føles forløsende for den enkelte, men for mødet som helhed er det gift. Pludselig handler samtalen ikke om at nå en fælles beslutning, men om at få luft.

Som mødeleder er det dit ansvar at gribe ind – og ja, det betyder, at du skal afbryde. ”Afbryde? Må jeg virkelig det?” Jo, den er god nok. Ikke skarpt eller brutalt, men venligt og bestemt.

Her er tre greb, du kan bruge:

• Anerkend og inviter tilbage: Opsummer det sagte, men led samtalen tilbage på sporet. Fx: “Det er et vigtigt perspektiv, tak – men lad os lige vende tilbage til det konkrete spørgsmål, vi skal tage stilling til nu.”
• Gentag formålet: Mind deltagerne om, hvor I er i dagsordenen: “Formålet med dette punkt er at træffe en beslutning om næste års budget – lad os holde fokus på det.”
• Parkér professionelt: Hvis du mærker, at diskussionen ikke fører nogen vegne, bør du lukke den ned: “Lad os parkere den del af diskussionen og gå videre til næste punkt – så kan vi vende tilbage til det, hvis der er tid.”

En god mødeleder ved, hvornår en diskussion skal have plads – og hvornår den skal bremses. Det er ikke uhøfligt. Det er respekt for alles tid og for mødets formål.

Mødeledelse kræver retorisk fingerspidsfornemmelse – det træner du på vores personlige træningsforløb i retorik.

2. Enighedstyranniet: Kun i Nordkorea er alle enige

På nogle møder er alle tilsyneladende rørende enige. Der nikkes, smiles og tilføjes kun variationer af samme pointe. Som mødeleder kan det føles som en succes – men pas på: den slags enighed kan være et advarselssignal. Måske er der en deltager, der sidder med skjult kritik, men ikke tør sige det højt for ikke at ødelægge den gode stemning. Vi kalder det enighedstyranniet, for de eneste møder, hvor alle virkelig er enige, finder som bekendt sted i Nordkorea.

En anden risiko er, at gruppen bliver fanget i en fælles blind vinkel. Når ingen udfordrer hinanden, opdager man sjældent sine blinde vinkler. Velbegrundede beslutninger kræver, at forskellige perspektiver kommer på bordet.

Den russiske litteraturteoretiker Mikhail Bakhtin talte om polyfoni – idéen om, at stærke samtaler rummer flere stemmer. Det gælder også for møder: En god samtale er flerstemmig, ikke enslydende.

Sådan bryder du enighedstyranniet:

• Spørg direkte til stille deltagere: “Maria, du var ansvarlig for sidste års projekt, hvad tænker du?”
• Stil udfordrende spørgsmål: “Hvad ville en skeptiker sige?”
• Giv plads til tavs refleksion: Et minuts stilhed til at tænke kan hjælpe dem, der har brug for at formulere deres tanker i fred, før de åbner munden.
  

3. Pokerspillet: Når alle holder kortene tæt ind til kroppen

På nogle møder er stemningen præget af tavshed og forsigtighed. Enhver pokerspiller vil genkende atmosfæren: Kortene holdes tæt ind til kroppen, og hver eneste udtalelse er nøje afvejet for at undgå at afsløre for meget – især når koncernchefen er til stede.

Har du siddet i den type møder, har du mærket på egen krop, hvordan man bliver mere forsigtig. Kendsgerninger, tal og planer, som måske kunne provokere de andre afdelingsledere, bliver i skuffen.

Resultatet er, at værdifuld viden og perspektiver aldrig kommer på bordet – og mødet bliver et spil uden indsats.

Her er tre greb, du kan bruge til at bryde pokerspillet og få de skjulte ressourcer frem i lyset:

• Summe med sidemakker: Giv deltagerne mulighed for at “prøve deres pointer af” med sidemakkeren, før de taler i plenum.
• Præsenter deltagerne for hinanden: Hvis nogle ikke kender hinanden, så skab kontakt. Det er svært at være åben over for nogen, man kun kender som jobtitel.
• Stil åbne, informationssøgende spørgsmål: Fx “Hvad ved vi om det her?” eller “Er der nogen, der ser det anderledes?” – spørgsmål uden fælder, men med plads til ærlige holdninger.

Når kortene bliver spillet åbent, vinder mødet i både kvalitet og tillid.

Tør du tage ordet og blive hørt? Vores Grundudddannelse i retorik viser dig hvordan.

4. Maratonmødet: Når mødet aldrig slutter

En af de største frustrationer i mødelivet er møder, der trækker ud. Møder hvor tiden løber, og alle sidder tilbage med en blanding af træthed og mental mælkesyre i hovedet.

Nogle møder kommer galt afsted allerede fra start, simpelthen fordi de ikke starter til tiden. Et simpelt, men effektivt råd er at starte mødet til tiden – også selvom ikke alle er dukket op endnu. Det sender et klart signal om respekt for dem, der kom til tiden.

Ikke alene er mange møder pinligt længe om at komme i gang. Mange af dem er også pinligt længe om at komme til sagen. Du kender sikkert den klassiske åbning: “Inden vi tager fat på mødet…” – og pludselig er det første kvarter gået med løse bemærkninger og orienteringer, der kunne være sendt på mail.

Parkinsons lov siger, at arbejde udvider sig, så det fylder den tid, man har afsat til det. Det samme gælder for møder. Sæt derfor tid af til hvert punkt, og styr mødet efter det.

Undgå dog at stresse deltagerne med konstante nedtællinger: “Nu er der fem minutter tilbage.” Giv i stedet en brugbar tidsmelding i god tid: “Vi har 20 minutter tilbage – lad os bruge dem på at komme frem til en god beslutning.”

Sådan undgår du, at mødet går over tid:

• Start mødet til tiden – også selvom ikke alle deltagere er ankommet. Det viser respekt for dem, der er kommet til tiden. Gem generelle orienteringer til en mail, og afsæt tid til hvert punkt på dagsordenen, så I bevarer fremdriften.
• Skift omgivelser for at skærpe fokus: Overvej at holde mødet stående, ved kaffemaskinen eller gående rundt om bygningen. Når kroppen er i bevægelse, arbejder hjernen mere effektivt, og beslutningerne falder hurtigere på plads.
• Brug frokosten som naturlig deadline. Hvis alt andet glipper, så læg mødet 30 minutter før frokost. Rumlende maver har en bemærkelsesværdig evne til at gøre folk mere kortfattet.

5. Flakkemødet: Når mødet mister retning

Flakkemøder er dem, hvor samtalen springer fra emne til emne, alt efter hvem der får ordet. Én deltager nævner noget i forbifarten – og pludselig handler samtalen om noget helt andet.

Dagsordenen nås måske, men ingen ved rigtig, hvad der blev besluttet, eller hvem der skal gøre hvad bagefter.

Det er møder, hvor der bliver sagt meget, men besluttet lidt. “Så fik vi også vendt det emne,” siger mødelederen afslutningsvist, og alle går hjem med hver sin forståelse af, hvad der blev aftalt.

Sådan giver du flakkemødet retning

• Mind alle om formålet: Vi skal forstå det overordnede formål med, at vi sidder her og diskuterer.
• Metakommuniker løbende: Hvad er der besluttet? Hvem har ansvaret? Hvad var holdningerne? Hvad er tidsfristen?
• Saml op med Hv-remsen: Hvem gør hvad, hvornår og med hvilket formål?

Flakkemøder er ikke bare spild af tid – de udmatter deltagerne og underminerer mødekulturen. Retning, opsamling og tydelige beslutninger er din bedste kur.

Vil du skabe mere engagement og retning i dine møder? Retorisk træning er en del af løsningen.

Tjeklisten til det gode møde

Den gode begyndelse

1. Start til tiden – vis respekt for deltagernes tid, også hvis ikke alle er mødt op.
2. Sæt scenen – fortæl kort, hvorfor mødet holdes, og hvad det skal føre til.
3. Giv overblik – gennemgå dagsordenen og hvad I skal nå hvornår.
4. Afstem forventninger – spørg: Skal vi idéudvikle, drøfte eller beslutte?
5. Skab tryghed – introducér deltagere, der ikke kender hinanden, og sæt tonen for samarbejdet.

Undervejs i mødet

1. Hold retningen – mind om formålet og peg tilbage på det, når samtalen flakker.
2. Styr tiden – vær realistisk med hvert punkt og meld ud i god tid, når I nærmer jer næste.
3. Inkludér alle – brug summegrupper, runder eller direkte spørgsmål for at få flere stemmer i spil.
4. Metakommunikér – spørg løbende: Hvad har vi besluttet? Hvem gør hvad? Hvornår?
5. Undgå sidespor – anerkend indspark, men parker emner, der ikke hører til nu.

Den gode afslutning

1. Opsummer beslutningerne – hvad er der truffet af valg, og hvorfor?
2. Udpeg ansvarlige – hvem gør hvad, hvornår og hvordan følger I op?
3. Afklar næste skridt – hvad sker der efter mødet? Skal der holdes opfølgning?
4. Spørg til eventuelle uklarheder – giv deltagerne mulighed for at stille spørgsmål til det aftalte.
5. Sig tak og slut til tiden – respektér rammen og slut mødet med en tydelig afrunding.

Det handler om retorisk præcision

Når mødefacilitering lykkes, er det ikke tilfældigt. Det er et resultat af bevidste retoriske valg, der sikrer, at samtalen bliver meningsfuld, konstruktiv og engagerende.

Den, der kan læse rummet, stille de rigtige spørgsmål og skabe en ramme, hvor samtalen løfter sig – får ikke bare bedre møder. De får mennesker til at lytte til hinanden. Og det er, når vi virkelig lytter, at noget kan forandre sig.

Retorikkens redskaber kan hjælpe dig med at styrke dig selv og dine relationer på din arbejdsplads. Se vores ‘Grunduddannelse i retorik’.