Hvorfor Outlook snyder dig til at skrive dårlige e-mails (og hvad du kan gøre ved det)
Hvor mange retorikere skal der til for at skrive en e-mail?
Svaret er tre. Én til at skrive mailen, én til at redigere den – og én til at give op og ringe i stedet.
Okay. Spøg til side.
Det er egentlig ikke fordi, at vi i Rhetor har noget imod e-mails, eller at vi ønsker os tilbage til den tid, hvor al kommunikation foregik mundtligt.
Outlook er for længst blevet en kritisk, kommunikativ infrastruktur, som det er svært at forestille sig et moderne arbejdsliv uden.
Der er imidlertid et stort problem med de fleste mailprogrammer, som snyder dig til at sende ineffektive e-mails, der forputter sig i mængden og aldrig bliver læst.
Problemet har et navn: ”Emnelinjen”.
Problemet med emnelinjen
Når du åbner Outlook for at sende en ny e-mail, er første trin at udfylde, hvem mailen overhovedet skal sendes til.
Det ville de gamle græske retorikere være helt enige i. (Al god kommunikation starter jo med at vide, hvem din modtager er.)
Aristoteles ville til gengæld rynke på brynene, så snart han opdagede, hvad Outlook kalder den næste bjælke, der skal udfyldes – nemlig: ”Emnelinje”.
Retorikere er ikke glade for ”emner”, fordi de i deres natur er informerende og dermed ikke handlingsorienteret. Wikipedia skriver om ”emner”. En wikipedia-artikel beskriver et emne grundigt fra A-Z, men uden at ville overbevise læseren om noget særligt. Artiklen er ren information.
Effektive emails handler derimod ikke om at informere, men om at argumentere: At finde det ene budskab, som du ønsker at overbevise modtageren om.
Dit budskab er kort fortalt den ene ting, du vil have din læser til at huske, mene eller gøre, når de har læst din mail.
Ofte gemmer budskabet sig desværre til allersidst i mailen – eller endnu værre midt i brødteksten! – hvilket betyder, at læseren er i fare for at misse hele pointen med mailen.
Hvor skulle din modtager vide fra, at de skal indsende deres kvartalstal, når emnelinjen blot hedder ”Kvartalsregnskab Q3”?
Den slags overfladiske emnelinjer sørger for, at dine ellers vigtige meddelelser ender på de ulæstes e-mails kirkegård – allernederst i indbakken.
Eksempel: En e-mail før og efter
❌ Den informerende version:
Emnelinje: ”Kage på fredag”
Hej alle
Uden mad og drikke, kommer folk ikke, siger man. Derfor skal vi da have kage til budgetmødet på fredag. Som nogle af jer måske ved, har vi dog diskuteret frem og tilbage, hvilken kage vi skal have til mødet. Valget står lige nu imellem chokoladekage og gulerodskage, men det er ikke et nemt valg. Chokoladekage skuffer aldrig, men gulerodskage er til gengæld et sundere valg. Derfor må du meget gerne svare på denne mail, om du ønsker det ene eller det andet – og gerne inden på fredag.
✅ Den argumenterende version:
Emnelinje: ”Hvilken kage ønsker du til budgetmødet?”
Hej alle
Valget står imellem chokolade- eller gulerodskage til budgetmødet på fredag. Hvad stemmer du på? Send dit svar inden fredag kl. 10.
Løsningen: Skriv din e-mail bagfra
Når vi skriver e-mails, begår vi ofte den fejl at skrive kronologisk.
Vi starter med at formulere emnet i toppen af mailen, derefter hele baggrundshistorien og vores overvejelser, inden vi til allersidst slutter med budskabet.
Den nemme løsning til at skrive e-mail, der bliver læst og reageret på, er at gøre det stik modsatte og formulere budskabet først.
Når du skriver din e-mail ”bagfra”, ser rækkefølgen sådan her ud:
- Budskabet i emnelinjen: Hvad er det vigtigste, læseren skal vide eller gøre?
- Baggrunden og begrundelserne i brødteksten: Hvorfor er det vigtigt?
- Kald til handling til sidst: Hvad skal læseren gøre nu?
Ved at bygge mailen op efter denne rækkefølge sikrer du, at læseren åbner din mail, hurtigt kan finde de relevante informationer og udfører den handling, du ønsker.
Det bliver også nemmere for dig selv at prioritere, hvad der skal med i mailen – og hvad du kan bare kan udelade, fordi det er overflødig information, der ikke understøtter budskabet.
Fra emnelinjer til budskabslinjer
Det allerbedste ville være, hvis Outlook på et tidspunkt omdøbte emnelinjen til ”budskabslinjen”, men indtil videre må du selv tage ansvar for at kommunikere med budskaber fremfor emner.
Næste gang, du skriver en e-mail, så spørg dig selv: Forstår min modtager budskabet, hvis de kun læser emnelinjen?
Hvis svaret på dét spørgsmål er nej, så ved du allerede, hvad du skal gøre.
Kursus i effektive emails
Kortere mails. Klarere budskaber. Færre misforståelser.
Træt af uklare mails, upræcise svar og beskeder, der bare skaber flere spørgsmål end de løser?
På én dag lærer dit team at skrive skarpere, venligere og mere handlekraftige mails – baseret på jeres egne eksempler. Ingen standardløsninger, kun konkrete greb, der virker i jeres hverdag.
KURSUS: Se, hvordan du får dine mails læst, forstået og besvaret – første gang.
