Længslen mod det åbne hav – Sådan får du større opbakning til dine projekter
Vil du have folk med ombord?
Et af vores yndlingscitater om projektledelse kommer fra forfatteren til Den lille prins. Han skriver, at hvis du vil have folk til at bygge et skib, skal du ikke straks gå i gang med at uddelegere opgaver og gennemgå byggeplanen. Du skal vække deres længsel efter det store åbne hav.
Med andre ord: Dit teams motivation er afgørende for projektets succes. Alligevel ender mange projektledere med at drukne deres medarbejdere i tekniske detaljer og procesplaner – og det koster på opbakningen.
Du går for hurtigt i løsningsmode
Hvis du vil skabe opbakning, er det ikke nok, at dine kolleger forstår dit projekt. De skal også kunne se, hvorfor det er vigtigt, og mærke, at det angår dem.
I flittige Danmark har vi ofte en tendens til at gå direkte i løsningsmode. Vi rundsender raskvæk projektplaner med actionpunkter og deadlines, uden at vi først har sikret os, at folk er med på idéen.
Resultatet er, at dine medarbejdere får lyst til at kaste sig overbord, allerede inden skibet har forladt havnen.
Hvordan får du alle mand på dæk?
For at undgå mytteri blandt kadetterne er du nødt til at flytte dit fokus fra projektets detaljer og over mod dem, det egentlig handler om: dine medarbejdere.
Hvad skal få dem til at gå ombord? Hvad betyder noget i deres hverdag? Og hvad håber de at få ud af det projekt, du beder dem om at være med til?
Er du klar til at vække længslen mod det åbne hav? Så letter vi anker!
Fem råd, der vækker sømandslysten hos dine kolleger:
- Giv os en grund til at lægge fra land
- Løft blikket fra plankerne til skibet
- Find det, der giver besætningen rejselyst
- Tag kaptajnskasketten på
- Få dem til at sætte én fod på dækket
1) Giv os en grund til at lægge fra land
Hvis dine medarbejdere ikke ligefrem stråler af glæde ved udsigten til at skulle kaste sig ud i et nyt projekt, er det ikke så mærkeligt. Forandringer kræver noget af os: Vi skal skifte adfærd, ændre en vane eller bruge tid og kræfter på noget, vi endnu ikke ved, om virker.
Derfor skal der være en god grund til at ville lægge fra land. For hvis vi er tilfredse der, hvor vi er, er der ingen grund til at stå til søs.
Som projektledere går vi ofte direkte til løsningen: 1. januar skal vi have et nyt IT-system. Bente, du sørger for X. Ole, du tager dig af Y. Men hvis du vil skabe opbakning til et projekt, skal du derfor ikke begynde med løsningen. Begynd med problemet.
Vis, hvad der ikke fungerer i dag. Gør konsekvenserne konkrete.
Husk at gøre problemet relaterbart for modtageren. Hvis du fx skal præsentere et nyt IT-system, så er problemet for medarbejderen ikke nødvendigvis, at det gamle system er ’teknisk forældet’. For medarbejderen kan problemet være, at hun hver morgen bruger 20 minutter på manuelt at flytte oplysninger fra ét system til et andet. Det er i hverdagens frustrationer, at problemet bliver konkret og vedkommende.
Når først problemet bliver tydeligt, er behovet for forandring også tydeligt, og så kan dit team næsten ikke vente med at lette anker.
Vil du have retorikkens hemmeligheder leveret direkte i din indbakke? Klik her og tilmeld dig Danmarks mest populære nyhedsbrev om retorik.
2) Løft blikket fra plankerne til skibet
Forestil dig tre skibsbyggere, der arbejder side om side på et værft. En forbipasserende spørger den første, hvad han laver.
”Jeg bøjer planker,” svarer han.
Den forbipasserende spørger den næste.
”Jeg hamrer plankerne sammen,” svarer han.
Til sidst spørger han den tredje skibsbygger.
”Jeg bygger et fragtskib, der skal transportere foldbare iPhones fra Californien til København,” svarer han stolt.
Alle tre har sådan set ret. De arbejder på det samme skib og udfører hver deres del af arbejdet. Men den tredje kan se længere end den konkrete opgave foran sig. Han kan se, hvad arbejdet skal føre til. Og det gør en forskel for vores engagement.
Det samme gælder, når du præsenterer et projekt. Vi bliver let så optagede af plankerne – leverancerne, tidsplanen, processen og de tekniske detaljer – at vi glemmer at det større formål: Hvad er det egentlig, vi er ved at bygge sammen?
Hvis mennesker skal engagere sig, skal de ikke bare forstå, hvad de skal gøre. De skal også kunne se, hvad deres arbejde er med til at skabe.
Så når du forbereder din præsentation, så løft blikket fra planken og se på skibet: Ja, det er trælst arbejde at slibe planker. Men denne planke skal blive til det ror, der styrer skibet sikkert i havn. Derfor er opgaven ikke bare en planke, der skal slibes – men en vigtig del af noget større.
Medmindre du arbejder som frivillig på Vikingeskibsmuseet i Roskilde, sliber I nok ikke så mange planker på jeres arbejdsplads. Til gengæld har I helt sikkert jeres egne hårde og slidsomme arbejdsopgaver. Her er det let at blive optaget af den enkelte leverance og glemme at fortælle, hvilket ”skib” alle opgaverne tilsammen skal bygge.
3) Find det, der giver besætningen rejselyst
Dit projekt får ikke opbakning, fordi du synes, det er vigtigt. Det får opbakning, når dine tilhørere kan se, hvorfor det er vigtigt for dem.
Hvis du vil have mennesker til at engagere sig i dit projekt, skal du først prøve at forstå deres verden. Hvad fylder i deres hverdag? Hvilke udfordringer møder de? Og hvor rammer dit projekt noget, de faktisk går op i?
Men hvad der opleves som en gevinst, varierer fra målgruppe til målgruppe. Derfor bør dine argumenter også ændre sig, alt efter hvem du taler til.
Forestil dig igen, at du er projektleder og skal præsentere et nyt IT-system:
Om morgenen præsenterer du projektet for ledelsen. Du ved, at de er optaget af virksomhedens udvikling og konkurrenceevne. Derfor fremhæver du, at det nye IT-system giver bedre data og et samlet overblik, så ledelsen kan træffe hurtigere og bedre beslutninger.
Om formiddagen præsenterer du det samme projekt for medarbejderne. De er optaget af, hvordan systemet rent praktisk påvirker deres arbejdsdag. Her fremhæver du, at IT-systemet automatiserer en række manuelle arbejdsgange, så de slipper for en række kedelige rutineopgaver og får mere tid til deres kerneopgaver.
Det er det samme IT-system, men det er ikke den samme gevinst, der skaber opbakning.
Så inden du om eftermiddagen banker på hos HR-afdelingen, så tænk over, hvad der betyder noget for netop dem.
4) Tag kaptajnskasketten på
Tænk på en dygtig taler, du har hørt for nylig. Sandsynligvis kunne du mærke, at det, personen talte om, faktisk betød noget for vedkommende. Vi lytter nemlig lidt mere, når vi kan mærke mennesket bag budskabet.
Engagement smitter. Det betyder ikke, at du skal være ramasjang-vært-begejstret for alt, hvad du præsenterer. Nogle emner er trods alt lettere at begejstres over end andre. Men du er nødt til at tage personligt ejerskab over dit budskab.
Pas derfor på med at gemme dig bag organisationen. Ofte hører vi projektledere bruge formuleringer som “ledelsen har besluttet”, “vi er blevet bedt om” eller “det er et lovkrav”.
“Fordi vi skal”-argumentet kan sagtens være sandt, men det er sjældent et svar, der styrker motivationen. Når du beder andre engagere sig i et projekt, skal de også kunne mærke, hvorfor du selv mener, det er værd at engagere sig i.
Det handler om at finde frem til den del af budskabet, som du oprigtigt synes er vigtig, interessant eller værd at arbejde for. For hvis publikum skal tro på dit budskab, er de nødt til at mærke, at du selv gør det.
Grib fat om roret, og tag kaptajnskasketten på.
5) Få dem til at sætte én fod på dækket
I et klassisk psykologisk studie fra 1966 bankede forskerne Jonathan Freedman og Scott Fraser på hos amerikanske husejere. De spurgte, om beboerne ville støtte en kampagne for trafiksikkerhed ved at sætte et lille skilt i vinduet. Det sagde mange ja til.
Nogle uger senere vendte forskerne tilbage med en langt større forespørgsel: Ville beboerne have et stort og temmelig grimt skilt med budskabet “DRIVE CAREFULLY” stående i deres forhave?
De, der tidligere havde sagt ja til den lille anmodning, var langt mere tilbøjelige til også at sige ja til den store. Forskerne kaldte mekanismen “foot-in-the-door”: Når vi først har sagt ja til et lille skridt, bliver det lettere at sige ja til det næste.
Det er en nyttig pointe, når du skal skabe opbakning til et projekt. Du behøver ikke nødvendigvis få dine tilhørere til at købe hele projektet på én gang. Forandringsprocesser tager tid, og ofte kan det være en god idé at dele kommunikationen op i mindre bidder.
Find det første lille skridt, de kan sige ja til:
- Det kan være at anerkende problemet: “Kan I genkende, at vi bruger for meget tid på dobbeltregistrering?”
- Det kan være at bidrage med erfaringer: “Hvilke arbejdsgange oplever I selv som mest besværlige?”
- Eller det kan være at afprøve en lille del af løsningen: “Vil I være med til at teste systemet i to uger?”
Det lille ja skaber engagement. Tilhørerne går fra blot at være modtagere af dit projekt til selv at have taget et første skridt ind i det.
Kom sikkert i havn
Når vi skal søsætte et projekt, er det fristende at tale om planer, milepæle, processer og leverancer. Men det er sjældent tidsplanen, der får mennesker til at engagere sig.
Motivation opstår, når vi kan se meningen med det, vi skal, og når vi samtidig oplever, at vores egen indsats har betydning for, om projektet lykkes.
Tal ikke kun om, hvordan skibet skal bygges. Fortæl, hvorfor vi skal sætte sejl. Så er chancen større for, at I kommer sikkert i havn – med alle ombord.
Vil du blive bedre til at få alle med ombord?
På vores ‘Grunduddannelse i retorik’ arbejder vi med erfarne talere og ledere, der allerede er vant til at stå ved roret, men som vil være endnu skarpere til at sætte kursen, skabe engagement og få andre med ombord.
Her arbejder du blandt andet med at gøre komplekst stof vedkommende, navigere dit budskab sikkert til forskellige målgrupper og styrke din personlige gennemslagskraft, så andre får lyst til at følge den kurs, du sætter.
