Fra blindskud til bull’s eye: Sådan rammer du plet med dine budskaber!

”Kend dig selv” er et kendt filosofisk livsråd. Hos Rhetor vender vi det på hovedet og siger: ”Kend dit publikum”. Dit kendskab til publikum er nemlig afgørende for, om du rammer plet med dine budskaber.

Læsetid: 5 minutter

Kend dit publikum: Nøglen til vellykkede budskaber

Dit publikum bestemmer, hvordan du bør præsentere dit budskab. Så bastant kan det siges. At planlægge sin præsentation ud fra sin modtager er derfor afgørende, hvis du vil lykkes med at overbevise andre.

Det samme argument virker nemlig ikke lige overbevisende på alle modtagere. Derfor skal budskabet vinkles forskelligt alt efter, hvem du taler til.

Vil du skabe opbakning til et nyt projekt i jeres organisation, bør du derfor gribe kommunikationen forskelligt an alt, efter om du banker på til topchefens hjørnekontor, eller om du stiller dig op på ølkassen blandt medarbejderne i produktionshallen.

Når kommunikationen går galt: At ramme en dartskive med bind for øjnene

Når kommunikationen går galt, er det ofte, fordi taleren ikke har forholdt sig til det publikum, hun taler til. Kender du ikke dit publikum, er det som at ramme en dartskive med bind for øjnene. Du sender budskaber ud i blinde og håber på det bedste. Desværre kan du ende med at ramme helt ved siden af, og dine budskaber flyver hen over hovedet på publikum.

God kommunikation placerer dit publikum i centrum for hele oplægget: ”Hvad kan jeg sige til netop disse mennesker, som de har brug for at vide, og som de interesserer sig for?”

Ofte er det også hurtigere at forberede din præsentation, hvis du indtænker dit publikum fra starten af, fordi du undgår at bruge tid på afsnit, som er irrelevante for publikum.

Du målretter dine budskaber, ved at bruge Hvem?Hvad?Hvordan?-modellen herunder.

Hvem?Hvad?Hvordan?-modellen: Målret dine budskaber med tre lette trin

”Hvem?Hvad?Hvordan?”-modellen hjælper dig med at danne et visuelt overblik over: hvem du taler til, hvad du vil overbevise dem om, og hvilke argumenter du udvælger til at overbevise dit publikum.

Modellen har tre kolonner: ”Hvem?”, ”Hvad?” og ”Hvordan?”. Nedenfor gennemgår vi, hvordan du udfylder dem én efter én.

Du kan hente en printversion af Hvem?Hvad?Hvordan?-modellen her.

Sådan udfylder du modellen

Trin 1: HVEM taler du til?

Start med at udfylde, hvem du taler til. At tale til topledelsen eller medarbejderne kan være lige så forskelligt, som taler du til Dansk Veganersamfund eller Danish Crown’s årsmøde.

Tænk over dit publikums:

• Holdning til sagen. Er de positivt eller negativt stemt over for dit emne? Er der indvendinger og modstand, du bør håndtere? Fordomme eller misforståelser som du vil korrigere?
• Kendskab til sagen. Hvad er deres viden om emnet? Har de ingen erfaring med emnet eller har de omfattende erfaring? Hvilke fagbegreber og tekniske detaljer forstår publikum, og hvilke vil blot skabe forvirring?
• Fordele ved sagen. Hvad drømmer eller frygter dit publikum? Det kan være meget forskellige fra målgruppe til målgruppe. Topchefen kaster måske hænderne i vejret af begejstring, hvis du kan fremvise grønne tal på bundlinjen, mens medarbejderen på gulvet interesserer sig for trivsel og arbejdsglæde.

Trin 2: HVAD vil du sige?

Her beskriver du dit retoriske mål: Hvad vil du gerne overbevise dit publikum om? Hvad skal deres første tanke være, når de går ud ad døren? Hvilken handling vil du have dem til at udføre? Hvilken følelse skal de sidde tilbage med?

Afhængigt af dit publikum kan dit retoriske mål for eksempel være at:

• Advare
• Analysere
• Anbefale
• Forklare
• Informere
• Kritisere
• Motivere
• Nuancere
• Vurdere

Trin 3: HVORDAN vil du sige det?

Nu er vi nået til en sidste del af forberedelsen. Nemlig at udvælge de argumenter og det materiale, som vil virke mest overbevisende på dit publikum. Når du udvælger indholdet, så tænk over kriterierne:

Relevans: Vurder om det valgte materiale er relevant for din modtager. Tænk over hvilken detaljegrad, der er passende i dit oplæg. Skal du gå helt i dybden med emnet, eller er det tilstrækkeligt med en kort overflyvning?

Klarhed: Hvis publikum mangler erfaring med emnet, så sørg for at formidle materialet på en enkel og forståelig måde. Taler du til vidensfæller, er det okay at bruge specialist-sprog, men også her kan det let blive tørt. Brug derfor gerne eksempler og sammenligninger til at understøtte og illustrere dine pointer.

Troværdighed: Er publikum mistroisk, så øg troværdigheden med forskningsresultater, statistikker, ekspertudtalelser eller relevante case-studier. Tænk over din adkomst til emnet. Kan du trække på personlige erfaringer, der øger din troværdighed som taler?

Case: Historien om den kloge IT-projektleder

Forestil dig, at du er projektleder på et stort IT-projekt. Tillykke. Du har tre vigtige målgrupper, som du skal kommunikere til: 1) de høje herrer og damer i bestyrelsen, 2) organisationens afdelingsledere og 3) medarbejderne, som rent faktisk skal bruge programmet.

IT-programmet er det samme, men måden, du vælger at vinkle budskabet, er forskelligt alt efter, hvem du taler til:

• Du starter med bestyrelsen. Dit mål er her at sikre deres opbakning til projektet. Du ved, at bestyrelsen ikke interesserer sig for de tekniske detaljer i programmet. Derfor springer du direkte til dét de virkelig interesserer sig for: økonomien – holder budgettet? Desuden ved du, at de arbejder med en 2030-strategi, så du fremhæver hvor godt projektet passer med deres 2030-mål. Med chefernes blåstempling går du videre til afdelingslederne.

• Senere på dagen præsenterer du for afdelingslederne. Dit mål er at opnå enighed om programmets funktioner, så din præsentation er mere detaljeret denne gang, og du viser testbilleder af programmets layout. Effektivisering er et nøgleord hos afdelingslederne, så du demonstrerer, hvordan det nye dashboard giver overblik over deres fokusområder. Lederne smiler, og du drejer ned ad gangen til medarbejderne.

• Medarbejderne der dem, der rent faktisk skal bruge programmet. Du ved, at der er en del skepsis om projektet, så dit mål er at øge motivationen og opbygge tillid. For medarbejderne er brugervenlighed alfa og omega. Heldigvis har du taget et eksempel med, der viser, hvordan en drønbesværlig arbejdsopgave i det gamle system, er langt nemmere i det nye. Fordi du taler til dem, der skal bruge programmet, er du helt nede i detaljen, og I taler om farver og størrelse på knapperne.

Herunder kan du se, hvordan eksemplet ser ud i Hvem?Hvad?Hvordan?-modellen.

Held og lykke med at målrette dine budskaber i din næste præsentation!

Træn din gennemslagskraft med en professionel retoriker

Allier dig med en personlig retoriktræner. På vores Grunduddannelse i retorik får du værktøjerne til at engagere andre i din sag.

Vi analyserer din retorik, lægger en individuel handlingsplan og træner netop de talemuskler, du har brug for.

Undgå dødens gab – tilmeld dig Grunduddannelsen i retorik.