Sådan skriver du det gode beslutningsoplæg
Har du nogensinde oplevet en beslutningsproces, der trækker i langdrag? (Du behøver ikke svare. Vi kan allerede høre dig sukke.) Kilden til møder, der kører af sporet, ligger ofte før mødet. Nemlig i det skriftlige beslutningsoplæg.
Kvaliteten af det skriftlige mødegrundlag har nemlig stor indflydelse på, hvor effektivt mødedeltagerne kan træffe beslutninger.
Et godt beslutningsoplæg gør komplekse problemstillinger overskuelige og klæder mødedeltagerne på til at træffe det bedste valg.
Gode oplæg sikrer, at alle har samme baggrundsviden, og hvis beslutningsoplægget er skarpt, fører det både til effektiv forberedelse og hurtigere behandling af punkterne på dagsordenen.
Desværre er mange beslutningsoplæg så svære at læse og forstå, at diskussionen bliver mudret og beslutningen aldrig kommer i mål.
3 ‘beslutningsdræbere’ i det skriftlige oplæg
Mange gode beslutningsoplæg bliver desværre ofre for en af disse beslutningsdræbere, der får beslutningsprocessen til at køre af sporet.
- For meget proces og teknik. Mange beslutningsoplæg ligner mere en gennemgang af sagen end et begrundet forslag for at tage det næste skidt i sagen. Det kan være meget frustrerende at skulle læse sig gennem en sag, der detaljeret gennemgår historik, baggrund eller regler på et område, når målet reelt er at nå frem til en beslutning.
- Manglende argumentation. Hvis oplæggets forslag eller indstilling blot fremsættes uden begrundelse, kan det være svært for beslutningstagerne at vurdere fordele og ulemper.
- Manglende udvælgelse. Nogle beslutningsoplæg virker som om de er skåret efter opskriften ‘findes det, findes det her’. Når fagpersoner skriver har de ofte svært ved at udvælge informationerne, og så bliver teksten både lang og uskarp.
Disse problemer i beslutningsoplægget kan være med til at forlænge beslutningsprocessen. Formålet med beslutningsoplægget bør altid være at understøtte en drøftelse, der fører til en beslutning. Derfor har Rhetor udviklet fem dogmer, som det gode beslutningsoplæg altid bør overholde.
Rhetors fem dogmer for det gode beslutningsoplæg
Et godt beslutningsoplæg …
1. … bygger på et veldefineret problem
Enhver sag bygger på et problem, som kalder på en løsning. Beslutningsoplægget bør fra begyndelsen gøre det klart, hvorfor der skal træffes en beslutning, dvs. hvilket problem, der skal løses.
2. … fremhæver det væsentlige
Det gode beslutningsoplæg indeholder en prioriteret udvælgelse af information. Læserne af beslutningsoplægget behøver ikke vide alt dét, skriveren ved, men blot sættes ind i sagens centrale problemstilling og evt. nogle få baggrundsoplysninger.
3. … argumenterer for en løsning
Et af oplæggets formål er at vurdere sagen ud fra et fagligt standpunkt. Når oplægget begrunder og kvalificerer argumenter for og imod mulige løsningsforslag, hjælper det ledergruppen med at træffe bedre beslutninger om emner, der ligger ude for deres egen ekspertise.
4. … har en tydelig disposition med ‘selvbærende overskrifter’
Ethvert oplæg bør have en tydeligt struktur. Strukturen er med til at skabe fremdrift i beslutningsoplægget. Med ‘selvbærende overskrifter’ menes, at din læser alene ved at læse overskrifterne kan afkode, hvad teksten handler om. Hvert hovedafsnit i oplægget bør have en selvbærende overskrift.
5. … er sproglig præcis og uden overflødig fedt
Beslutningsoplæg bør være korte og præcise, og de skal skrives i et nutidigt og professionelt sprog. Undgå derfor ting som bagvendte ordstillinger (“De af kommunen medsendte bilag”), lange sammensatte ord (“brugertilfredshedsundersøgelser”) og for højt et LIX-tal.*
*Her er en nyttig LIX-tæller, som du kan bruge til at tjekke læsbarheden af din tekst.
Bedre beslutningsoplæg giver færre møder
Gode beslutningsoplæg er afgørende for at skabe sunde og hurtige beslutningsprocesser.
Et velformuleret beslutningsoplæg giver nemlig større handlekraft i din organisation, spildtid reduceres og beslutninger bliver ikke udskudt til senere møder. Penge brugt på at forbedre jeres skriftlige oplæg er derfor hurtigt tjent ind igen.
På kurset ‘Skriv til beslutning’ lærer du at skrive skarpe og veldisponerede oplæg, som fører jer trygt gennem beslutningsprocessen. Læs mere om kurset her.
At skabe bedre beslutningsprocesser kan dog være en lang proces i sig selv. Ofte skal der ændres på en eksisterende mødekultur, der ligger dybt i organisationen. Derfor holder Rhetor tilpassede virksomhedskurser, hvor undervisningen foregår ude i jeres organisation. Saml et hold af dine kolleger, så sammensætter vi et kursus ud fra jeres behov. Ring eller skriv til os for en uforpligtende drøftelse.
